社会人マナー電話対応編
ビジネスマナー電話対応編
目次
・電話をかける時の注意点
・電話は３コール以内！？
・まとめ
電話対応編の心構え
さて、ビジネスで顧客を手に入れて電話編です。
最近では、固定電話が少なくなり、スマホで電話する人が増えています！
スマホだからと言って油断は禁物です。
社会人になってからスマホと固定電話の兼用の会社もあるかと思います。
でも、原理は同じなので改めて電話対応を知っておきましょう！
ビジネス上で表情ではなく声でしか読み取ることができない電話対応。
相手の表情を読むとることができないので、明るい声で対応できるように、
相手が見えない時だからこそ、会った時の為に、常に笑顔で電話を受け取る様にしましょう！
電話をかける時の注意点！
１・用件は簡潔に伝える
仕事の時間は限られています。相手に余計な時間を与えないように簡潔に
伝えましょう！
予め、内容をメモに書いておくと話すときに効率的にできます。
２・時間帯に配慮して電話をかける
朝一や、終業間際、この時間帯はできる限り避けましょう。
・朝一の場合
朝一番は、始業、朝礼があり、バタバタすることが多いので始業から約１０分空けると
いいでしょう。
どうしても朝掛けなければいけない時に、「朝早くから申し訳ありません」など
お詫びの言葉を掛けると良いでしょう。
・就業時の場合（時間外）
昼休みや営業時間外の場合はできる限り避けましょう。また、終業時間間際に掛ける
と退社の時間と被る可能性があるので避けなければいけません
どうしても掛ける時は「昼休み中に申し訳ありません」、「時間外に申し訳ありません」
などの言葉をかけましょう。
情報をあらかじめメモにまとめてから掛ける
電話をかける時、要件に必要な資料などを事前に置いておきましょう。
先方の情報はきちんと確認しておきましょう！
社名・部署・役職に加え、読み方をチェックしておくと、電話のもたつきを防げることも
呼び間違いの失礼も避けられます。
電話は３コール以内！？
・３コール以内にとる
３コールではなくなるべく２コール以内にとりましょう
もし、コールが長引いてしまった場合は名乗る前に、お詫びの言葉に「大変お待たせし
ました」などの言葉を添えましょう。
・明るい第一声
電話対応は声でしか判断できませんので、明るい声で話すことが大事です。
会社にも好印象を受けるのでやっておて損はないです。
・復唱とメモは必須
先方の社名や名前をはじめ、必要な情報はメモを取り、誤りがないように復唱しましょう。
メモは明るい声のままメモを取るようにしましょう。復唱すると同時にメモも取ること
が大事です。
・情報を曖昧にしない
聞き取れなかった場合に曖昧に受け流すことは危険です。
聞き照れなかった場合は「恐れいりますが、少々お電話が遠いようなので、もう一度お
願いたします」など、必ず聞き直しましょう！
また、先方が名乗らない場合も必ず確認する必要があります。
「恐縮ですが、お名前をお伺いできますか？」などの言葉を添えましょう。
・先方に取り次ぎする場合は保留にする
電話の最中に周囲の人に相談、取り次ぎの為に人を呼ぶ際は、必ず保留にしておきま
しょう。
先方には身内の話声が聞こえないようにすることがマナーです。
・長い保留はNG
１回の保留の目安じゃ３０秒以内と言われますが、保留が長引きそうな場合は
１回折り返して「申し訳ありませんがもうしばらくお待ちください」と一旦折り返しを
しましょう。担当部署や他社との保留も同様にしましょう。
・まとめ
相手の迷惑となることはしてはいけません。しっかり相手の気持ちを考えて話すようにしましょう。
こちらから掛ける場合は、時間帯を配慮し、簡潔に物事を話すことを心掛け、事前に準
備をしてから掛けましょう！
先方から電話を取る場合は、感じの良い対応をし、相手を長く待たせたり、情報が曖昧
になったりしないように、配慮することが大切です。
ビジネス上の電話は、会社を代表して電話をかけることになります。電話対応のポイン
トと基本的な流れを頭に念頭に置いておいて、過不足のない対応をしましょう！
